Llevar al día las cuentas de un negocio no es tarea fácil. Para cualquier autónomo o pequeña empresa en España, la presentación trimestral del IVA (el temido Modelo 303) suele venir acompañada de la misma duda: ¿Qué facturas puedo meter para pagar menos y cuáles me van a costar una multa si tengo una inspección?
La regla de oro de la Agencia Tributaria parece sencilla: para que el IVA de un gasto sea deducible, este debe estar directamente vinculado a tu actividad económica, correctamente justificado con una factura completa (los tiques ya no valen) y registrado en tus libros contables.
Sin embargo, el diablo está en los detalles. En este artículo desglosamos qué gastos están aceptados, cuáles están bajo la lupa y las últimas novedades de los tribunales que te benefician.
1. El gran cambio: Suministros si trabajas desde casa
Si eres de los que tiene la oficina en el salón, estás de enhorabuena. Históricamente, Hacienda ponía muchísimas trabas para deducir el IVA de la luz, el agua o el gas, exigiendo un contador independiente para la zona de trabajo (algo casi imposible en una vivienda particular).
Afortunadamente, el Tribunal Supremo ha corregido este criterio. Ahora sí puedes deducirte el IVA de tus suministros domésticos, pero aplicando la lógica de la proporcionalidad:
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Si tu vivienda mide 100 metros cuadrados y utilizas una habitación de 20 metros como despacho, te podrás deducir el 20% del IVA de tus facturas de luz y agua.
2. Los gastos del día a día: ¿Qué sí y qué no?
Para evitar sustos con el fisco, es vital conocer cómo se comportan las partidas de gasto más habituales de un negocio:
El coche y la gasolina
Salvo que seas taxista, transportista o comercial, la normativa presupone que usas el coche tanto para trabajar como para tu vida privada. Por tanto, la regla general es que solo puedes deducirte el 50% del IVA de la compra del vehículo, los mantenimientos, los peajes y la gasolina.
Teléfono e Internet
Si utilizas la misma línea para llamar a tus clientes y para hablar con tu familia, Hacienda te lo va a rechazar por completo. Para poder deducirte el 100% del IVA, la recomendación de nuestra asesoría es clara: contrata una línea de teléfono e internet exclusiva para el negocio.
Informática, herramientas y web
Todo lo que sea estrictamente necesario para que tu negocio funcione es deducible al100%: ordenadores, licencias de software, el diseño de tu página web, el hosting o la publicidad en Google y redes sociales.
3. Cuidado con las invitaciones y comidas de empresa
Un error muy común es intentar meter como gasto deducible del IVA las comidas con clientes o las entradas a eventos.
Atención: El Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha ratificado que el IVA de los gastos de representación e invitaciones a clientes NO es deducible. Aunque puedas desgravar parte de ese gasto en tu declaración de la Renta (IRPF), el IVA de esa factura debes pagarlo íntegro.
El consejo de nuestra asesoría: No te la juegues
La línea que separa un gasto deducible de una infracción tributaria a veces es muy fina. Guardar una factura sin los datos correctos o deducir un gasto no justificado puede derivar en requerimientos paralelos y sanciones de hasta el 50% de la cantidad deducida.
Si tienes dudas sobre si una factura es válida o quieres optimizar tus impuestos de forma segura, el equipo de nuestra asesoría está a tu disposición para revisar tu caso y encargarse de todos tus trámites trimestrales. ¡Consúltanos sin compromiso!